La comptabilité d’un cabinet de kinésithérapie repose sur des règles spécifiques aux professions libérales et au régime fiscal des Bénéfices Non Commerciaux (BNC). Voici un guide complet pour comprendre les obligations et optimiser la gestion comptable d’un cabinet de kinésithérapie.
1. Régime fiscal applicable
- a) Micro-BNC
Pour les kinésithérapeutes dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 77 700 € HT (en 2024).
Simplification des obligations fiscales et comptables :
Un abattement forfaitaire de 34 % sur les recettes brutes est appliqué pour déterminer le revenu imposable.
Obligations comptables :
Tenue d’un livre des recettes récapitulant toutes les entrées financières.
Conservation des justificatifs des dépenses.
- b) Régime de la déclaration contrôlée (au réel)
– Obligatoire pour un chiffre d’affaires supérieur à 77 700 € ou sur option volontaire.
– Permet de déduire les charges réelles (loyers, fournitures, frais de déplacement, etc.) du revenu.
Obligations comptables :
Tenir une comptabilité simplifiée (journal des recettes et des dépenses, registre des immobilisations).
Déclarer les résultats via le formulaire fiscal 2035.
2. Obligations comptables spécifiques
- a) Tenue de registres
Livre des recettes :
Inscrire chaque encaissement (date, nom du patient, montant perçu, nature de l’acte).
Journal des dépenses :
Enregistrer toutes les charges professionnelles (loyer, matériel médical, assurances, etc.).
Registre des immobilisations et amortissements :
Suivre les biens durables acquis pour le cabinet (matériel de rééducation, mobilier, informatique, etc.).
Appliquer un amortissement sur plusieurs années (par exemple, 5 ans pour du matériel médical).
- b) Facturation et traçabilité
– Obligatoire pour les patients ou les tiers payants.
– Respecter les mentions légales (identité du praticien, numéro SIRET, détails de l’acte, montant HT et TTC).
- c) Déclaration fiscale et sociale
Déclaration annuelle des revenus via le formulaire 2035 (si au réel).
Affiliation obligatoire à la Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse des Professions Libérales (CNAVPL) et à la CARPIMKO (caisse de retraite des kinés).
3. Charges professionnelles déductibles
Voici les principales charges déductibles pour un cabinet de kinésithérapie :
– Loyer et charges locatives pour le local professionnel.
– Matériel professionnel : équipements de rééducation, tables de massage, appareils d’électrostimulation.
– Frais de véhicule professionnel si utilisé pour des visites à domicile (carburant, entretien, assurance).
– Fournitures : consommables médicaux, matériel de bureau.
– Assurances professionnelles : responsabilité civile professionnelle, mutuelle.
– Formation continue : participation à des stages, séminaires ou formations.
4. TVA et kinésithérapie
Les actes de kinésithérapie réalisés à des fins thérapeutiques (prescrits par un médecin) sont exonérés de TVA.
Les actes non médicaux (bien-être, relaxation) peuvent être soumis à la TVA.
5. Adhésion à une Association de Gestion Agréée (AGA)
Permet d’éviter la majoration de 20 % du bénéfice imposable (si déclaration contrôlée).
Offre des services de contrôle comptable et de conseils fiscaux.
6. Logiciels et outils comptables
– Logiciel de comptabilité : Simplifie la gestion des recettes et des dépenses, le suivi des paiements et la préparation des déclarations fiscales.
– Respect des normes anti-fraude (obligation d’utiliser un logiciel certifié pour les recettes en cas d’encaissements directs).
7. Gestion des risques et contrôle
Durée de conservation des documents :
Documents comptables : 10 ans.
Justificatifs fiscaux : 6 ans.
Contrôles fiscaux et sociaux : S’assurer que la comptabilité est conforme pour éviter des redressements.
8. Recommandations
Faire appel à un expert-comptable spécialisé dans les professions médicales pour :
– Optimiser les déclarations fiscales.
– S’assurer du respect des obligations légales.
– Gagner du temps et éviter les erreurs.
La comptabilité d’un cabinet de kinésithérapie, bien qu’encadrée par des règles simplifiées, nécessite une rigueur pour éviter les pénalités et optimiser les revenus.
Rôle d’un expert comptable pour le kinésithérapeute
Le livre des recettes et le livre des dépenses sont des éléments clés de la comptabilité d’un kinésithérapeute en régime BNC. Voici leur rôle et leur importance détaillés pour un expert-comptable :
Le livre des recettes est un document obligatoire qui permet d’enregistrer toutes les sommes encaissées, qu’elles proviennent :
– Des patients, dans le cadre des consultations en direct.
– Des organismes de sécurité sociale ou des mutuelles, dans le cadre du tiers payant.
Informations obligatoires :
Chaque entrée dans le livre des recettes doit inclure :
– Date de l’encaissement : Correspond au jour où l’argent est réellement reçu (pas à la date de la facture).
– Montant perçu : Net encaissé (en espèces, chèque, virement, ou autre).
– Identité du patient ou de l’organisme payeur : Nom ou raison sociale.
– Nature de l’acte : Description des prestations réalisées.
Règles spécifiques :
Si plusieurs actes sont regroupés dans un seul encaissement (tiers payant), un détail est recommandé pour justifier les recettes en cas de contrôle.
Les recettes doivent être enregistrées en brut, avant toute déduction de charges.
Le livre des dépenses répertorie toutes les charges professionnelles supportées par le kinésithérapeute pour l’exercice de son activité.
Informations obligatoires :
Chaque dépense doit être enregistrée avec les informations suivantes :
– Date du paiement : Date à laquelle la dépense a été effectivement réglée.
– Fournisseur : Nom ou raison sociale du vendeur/prestataire.
– Nature de la dépense : Description précise (loyer, fournitures médicales, assurance, etc.).
– Montant payé : Montant TTC, avec distinction du montant HT et de la TVA si applicable.
Exemples de dépenses courantes :
– Frais de matériel médical : Achat ou renouvellement de tables de massage, appareils de rééducation, consommables.
– Frais de local : Loyer, électricité, entretien, internet.
– Déplacements professionnels : Frais de carburant, indemnités kilométriques, péages, etc.
– Assurances professionnelles : RC pro, mutuelle, prévoyance.
– Formation continue : Coût des stages ou séminaires.
Utilité pour l’expert-comptable
- a) Contrôle et analyse des flux financiers :
L’expert-comptable utilise ces livres pour s’assurer que :
Toutes les recettes sont correctement comptabilisées.
Toutes les charges sont justifiées et déductibles.
- b) Préparation des déclarations fiscales :
– Pour un kinésithérapeute au régime de la déclaration contrôlée, ces livres servent à établir la déclaration 2035.
– Les recettes et dépenses permettent de calculer précisément le bénéfice imposable.
- c) Suivi et conseils :
– L’analyse des dépenses peut identifier des charges excessives ou mal optimisées.
– Les données des recettes aident à anticiper les acomptes fiscaux et les cotisations sociales.
Bonnes pratiques pour le kinésithérapeute
Tenir ces livres quotidiennement pour éviter les oublis.
Conserver toutes les pièces justificatives (factures, relevés bancaires, quittances, etc.).
Utiliser un logiciel de gestion certifié pour simplifier la tenue des registres et garantir leur conformité aux obligations fiscales.
En conclusion, le livre des recettes et celui des dépenses sont des outils essentiels pour une gestion comptable rigoureuse. Ils permettent à l’expert comptable kinésithérapeute de garantir la conformité avec les exigences légales et fiscales tout en optimisant les déclarations du kinésithérapeute.
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